Провеждане на Общо събрание. Протокол
Featured

Провеждане на Общо събрание. Протокол

На вашето внимание! Статията ще е актуална ДО дата 30.12.2023 г., включително!

Поредица „Етажна собственост (Condominium)“

В ДВ бр. 82 от 29.09.2023 г., са обнародвани промените в Закона за управление на етажната собственост (ЗУЕС), които влизат в сила, в различни моменти – от  29.09.2023 г., от 31.12.2023 г., от 1.07.2024 г. и от 31.12.2024 г.

Ежедневно попадам на опорочени протоколи от проведени общи събрания на етажна собственост. Срещам неразбиране от страна на членовете на дадена етажна собственост – от нейните управителни органи, които произвеждат нестабилни протоколи на своите събрания.

Този вид съсобственост върху общите части на сградите е масов и се свързва с правилното управление на общото имущество (оказващо въздействие върху индивидуалното), което съставлява огромен дял от сградния фонд. От значение е за отношенията и актовете на етажната собственост – да са годни и стабилни. ...

Още от римски времена е записано, че законите са за всички граждани, т.е. трябва да се познават от всички, не само от юристите.

Законът за управление на етажната собственост  (ЗУЕС), в сила от 01.05.2009 г., е един от кратките закони на Република България и следва да бъде познаван поне от управителните органи на етажната собственост. Този закон се състои от около 60 члена и Допълнителна разпоредба – една трета от които засягат Сдружението на собствениците, което все още не се среща често у нас.

В настоящия блог пост / статия ще разгледаме най-масовия пример на градска етажна собственост – сграда, която не е част от затворен комплекс. Може да се състои от един или няколко входа, които входове имат едно общо събрание или всеки вход може да има свой върховен орган – Общо събрание – чл. 8, ал. 2 ЗУЕС: „Когато сградата е с повече от един вход, управлението може да се осъществява във всеки отделен вход. Това управление обхваща и общите части на сградата, прилежащи към самостоятелните обекти на съответния вход.“

Съвет: Когато се запознавате с нормативен акт, обърнете внимание и на §Допълнителните разпоредби§ – преди края на нормативния акт. В този случай, тя е една, но много важна.

 

След свикване на Общо събрание (ОС) на етажната собственост (ЕтС) по предвидения в  ЗУЕС надлежен ред [!] (чл. 12 – 14) [!], в уговорения ден и час, се извършват подготвителни действия и провеждане на ОС.

Съвет: Преди провеждане на ОС е желателно да разполагате с размера на общите части за всеки самостоятелен обект в сградата. Тези данни трябва да са вписани и в книгата на собствениците (книгата на етажната собственост) – в книгата се вписват идеалните части на обектите от общите части на сградата (в проценти) – (чл. 7, ал. 2, т.2 ЗУЕС).

Ако по някаква случайност и изключение, вашата етажна собственост все още не разполага с тази задължителна книга и данни, помолете членовете на ЕтС да представят копия от своите актове за собственост, от които са видни тези данни. Именно сега е моментът, да се поправите и да започнете изграждането (попълването) на тази книга (книгата може да има всякаква форма, вид и носител – важно е да съдържа посочената в закона информация (чл. 7) и да е достъпна, налична, вярна и актуална. Подлежи на проверка от органите на местната администрация и МВР).

Съвети: За провеждане на ОС ви е необходима известна техническа подготовка:

  1. Табличен списък с редове, съдържащ: Заглавие „Списък на присъствалите собственици / представители на Общо събрание на етажна собственост с адрес: гр., ул., бл. №, (вход), проведено на дд/мм/гггг, в **:** часа“или друго подобно описателно заглавие с няколко колони: „индивидуален обект – вид и №“, „имена/наименование на собственика и /или пълномощника“, „по възможност размерът на общите части на индивидуалния обект“, „графа колона ПОДПИС“ (чл. 16 (5) ЗУЕС). Този списък ще е доказателство за проведеното събрание и присъствието на него;
  2. Закон за управление на етажнатасобственост; листове за писане и средства за писане; Екземпляр от поканата за събранието (с дневния ред) и протоколът за нейното поставяне (по чл. 13 ЗУЕС); други счетоводни книги, регистри, фактури и пр.; списък с идеалните части в етажната собственост;
  3. В помощ би бил и преносим компютър, но да е надежден;
  4. В голяма помощ ще бъде диктофон (трябва предварително уведомяване и съгласие от Събранието, за да бъде използван. Същото съгласие и употреба се документират в протокола).
  5. В уговорения час и място се извършва регистрация.

В списъка с подписите (присъствения лист) всеки собственик, пълномощник или ползвател (по един за индивидуален обект), се вписва и подписва при своето пристигане, в обявения час.

  1. След набиране на членствена маса, се обявява начало на Общото събрание от сега действащите управителни органи. Финализира се регистрацията в присъствения лист. Събират се оригиналните пълномощни и се отбеляза представителството – стриктно, съгласно чл. 14 ЗУЕС.  

NB: Подписите трябва да бъдат поставени в присъствието на настоящия председател на Управителния съвет (УС), а ако предстои да бъде сменен – на бъдещия председател. Това е от значение, тъй като при финализиране на процедурата, Председателят на УС ще удостовери с подписа си истинността на положените подписи от присъствения лист – при нотариално удостоверяване.

Мое професионално мнение, е, че Председателят на УС трябва да притежава собственост в етажната собственост (или да е ползвател – /да притежава нотариален акт за вещно право на ползване/ – не наемател {последното често се бърка по време на събрание}) – тоест, смятам, че професионалният управител (външно лице) може да бъде протоколчик на събранието или председателстващ събранието, но не и да подпише протокола в качеството си на председател на ЕтС – пред нотариуса.

 NB: Тъй като се спомена – Управителният съвет, начело с Председателя на УС, назначават (сключват договор) с професионалния управител (външно лице /опция/), за което трябва да има предварително принципно съгласие от ОС. Изборът на професионален управител може да бъде предоставен на УС, изрично.

NB: Гласуването се извършва с броя притежавани идеални части от общите части, за индивидуалния обект или обекти, собственост на лицето. Не се извършва броене по брой лица (собственици на индивидуални обекти) – решаващи са броят и мащабът на обектите, притежавани от даден собственик – в идеални части от общите части на сградата:

Чл. 17, ал. 1 [(1) до (7)] ЗУЕС: „В общото събрание собствениците имат право на глас, съответстващ на притежаваните от тях идеални части от общите части на сградата.“

  1.                Започва протоколирането (протокол чернова) на хартия или директно на преносим компютър. Посочва се „Протокол“, от Общо събрание на коя етажна собственост, на коя дата, в колко часа, на кое място, как и на кое основание е свикано събранието (например: Чл. 10, 12, 13, евентуално чл. 13, ал. 8, чл. 16 ЗУЕС и др.) – да съвпадат с обявените в поканата основания.

Записва се, че в уговорения час присъстват XY броя % идеални части от всички идеални части, което представлява XZ % ид. части.  Това е от значение, за следното:

Директно прилагам законовата разпоредба: „Чл. 15. (1) /от  29.09.2023 г./ Общото събрание се провежда, ако присъстват лично или чрез представители собственици на най-малко 51 на сто идеални части от общите части на етажната собственост, с изключение на случаите по чл. 17, ал. 2, т. 1 - 4 и 7.

(2) Ако събранието не може да се проведе в посочения в поканата час поради липса на кворум по ал. 1, събранието се отлага с един час, провежда се по предварително обявения дневен ред и се смята за законно, ако на него са представени не по-малко от 33 на сто идеални части от общите части на етажната собственост (този процент е валиден до 30.12.2023 г., вкл.).

(3) Когато в случаите по ал. 2 липсва изискуемият кворум, събранието се провежда на следващия ден, а ако той е почивен или официален празник, в следващия работен ден, в часа и на мястото, посочени в поканата по чл. 13, ал. 1 за свикване на общото събрание. Ако липсва необходимият кворум по ал. 1, събранието се провежда по предварително обявения дневен ред и се смята за законно, колкото и идеални части от общите части на етажната собственост да са представени.“

  1. Събранието може да се проведе ако присъстват 51 или повече на сто идеални части от общите части на етажната собственост, което обстоятелство се протоколира, с посочване на техния размер. Ако размерът на частите е по-малък, се прилагат горните разпоредби на чл. 15 (2) и (3) ЗУЕС. Всички тези обстоятелства се протоколират.

Трябва да имате предвид, че за някои решения, се изисква по-голям процент идеални части! Може да ги съобразите от Чл. 17.  

NB: Начинът, по който се гласува, е следният – със: „за“„против“ или „въздържал се“. Това се посочва след всяка точка или процедурно решение. Идеалният вариант е, освен общия сбор, да се запише и кои именно обекти са гласували със: „за“, „против“ или „въздържал се“. Може да се протоколира и същността на изявленията и направените предложения. Приетите решения по дневния ред задължително се протоколират със съответния размер % идеални части: „за“, „против“ или „въздържал се“.

  1. В случай, че е осигурен нужният кворум, събранието продължава, което обстоятелство също се посочва. (Отлагането и обстоятелствата около него, също се протоколират).
  2. Избират се протоколчик на събранието, преброител на събранието и председател (водещ) на събранието, също с отбелязване на % ид. части „за“, „против“ или „въздържал се“.
  3. За по-голяма прилежност и удобство, може да се изброят точките от дневния ред, при който ще протече събранието. Този дневен ред не може да се различава от дневния ред, посочен в поканата по Чл. 13.
  4. Решенията от дневния ред се подлагат на обсъждане, гласуване и приемане / неприемане – като отново посочвам, че след всяко решение (точка от дневния ред), се посочват % ид.ч. – „за“„против“или „въздържал се“ и съответно – извод, дали решението (точката) се приема или не се приема.
  5. След гласуване на всички точки от дневния ред, може да се пристъпи към гласуване на точка „Разни“. Точка „Разни“ задължително се посочва в дневния ред като последна. В нея не могат да се гласуват съществени въпроси – като управление, разходи, приходи, финансови размери и всякакви други важни въпроси, особено такива, които засягат нечии права и интереси. (Също вземете под внимание разпоредбата на чл. 16 (3), при условието на § 1, т. 16 от ДР ЗУЕС).
  6. Накрая, се посочва, че дневният ред е изчерпан, съответно – в колко часа приключва събранието.
  7. Протоколът се изготвя в 7-дневен срок от провеждането на събранието. Изготвеният протокол задължително се подписва от протоколчика на събранието, от председателстващия събранието и незадължително – от преброителя на събранието.

Комплектуване на протокола

Към надлежно изготвения и подписан протокол, се прикача списъкът с присъствалите собственици и техни подписи.

Всички останали документи се пазят при документацията на етажната собственост – пълномощни и други.

          Изпълнителна сила на протокола

Протоколът от проведеното общо събрание на етажната собственост не се удостоверява задължително нотариално, за да произведе действие. Този документ попада в списъка от актове (например: спесимени за ЕТ и фондация, декларация за отказ от наследство и др.), за които законодателството не изисква нотариална заверка, но житейската практика и юридическа целесъобразност, налагат подобно публично засвидетелстване,   а тези, които са се сдобили с нотариална заверка, се ползват от нейните ползи, дори когато времето е заличило спомените от събитията.

Протоколът е документ, който се представя, – материален е, т.е., традиционен – не присъства в електронни системи.

NB: Протоколите от събрания на етажната собственост имат чудната способност да изчезват, особено ако съдържат решения за размера на финансовите вноски.

     За нотариалното удостоверяване на протокола от общото събрание на етажната собственост, е необходимо, пред нотариуса да се яви председателят на етажната собственост, – присъствал на събранието. Председателят представя на нотариуса: своята лична карта, протокола от събранието, присъствения лист с подписите към него; също – протоколно решение с приложените към него подписи, че е избран за председател на съответната етажна собственост (ако не е бил избран за председател в настоящия протокол). Вместо последния документ, могат да се представят и удостоверение от съответната местна администрация или служебно отбелязване в книгата на собствениците, за това кой е председател на етажната собственост (извършена от администрацията).

Нотариалната заверка на протокола е желателна при решения за опериране с банкови сметки на етажната собственост, кандидатстване по различни финансови програми и други важни решения.

Председателят на етажната собственост попълва декларация пред нотариуса, че подписите на присъствалите на събранието, са автентични и са положени в негово присъствие. Нотариалното удостоверяване се извършва върху тази декларация, – същата трайно се прикрепя с печати и подписи към протокола с подписите.

Съветвам, да се изготви и удостовери и заверен препис, на така оформения комплект, особено при приети важни решения.

На вашето внимание! Статията ще е актуална ДО дата 30.12.2023 г., включително!