Поредица „Нотариална информатика“
Какво е електронен документ за нуждите на нотариуса
Традиционният документ притежава физическа вещественост – в буквално материално значение – съществува без необходимост от посредничество на електричество, технически компоненти, системи, мрежи, конфигурации и множество програмни продукти – всички действащи в синхрон.
Електронният документ е зависим от технически средства и среда, за да бъде изобразен и овеществен (физически).
При извършване на нотариалните процедури се използват и двете форми на документация.
Важно е да се подчертае изрично, че
клиентите (ползватели на нотариалната услуга) винаги представят на нотариуса документ в традиционната му форма (или електронен файл), както и съответните писмени доказателства. Към настоящия момент се удостоверяват нотариално единствено традиционни документи.
Електронният документ от гледна точка на нотариалната дейност
Електронният документ в нотариалната дейност най-често се употребява в началото и в края на нотариалното производство – при набавянето на писмени доказателства или при тяхната проверка; при записване, вписване; архивиране на информацията (на крайния резултат) и споделяне на данните с нотариални бази данни на Нотариалната камара; споделяне на данни и електронни документи към държавни регистри и други.
Форма и съдържание на електронния документ в нотариата
Тук е мястото да се определи какво точно е електронен документ за нуждите на нотариата.
Изясняването на тази подробност би облекчило използването на тази документална форма.
Електронен документ от позицията на нотариалните процедури, представлява електронен (програмен) файл, съдържащ релевантна информация и данни, който файл е оригинален, изхожда от издателя си – публичен орган или служебно длъжностно лице и е подписан с квалифициран електронен подпис (КЕП), което обстоятелство може да бъде проверено посредством електронни асистенти.
Да потвърдим още веднъж – електронен документ е предоставянето на оригиналния електронен файл, който е издаден от учреждение и е подписан с КЕП. Именно този файл се предоставя на нотариуса за използване. Не се променя неговото наименование и формат. Не се отпечатва на хартия, след което да се сканира, да се превръща отново във файл и/или изпраща по електронна поща в изменен вид. След евентуални подобни манипулации, електронният документ губи своето значение на официален документ и се превръща в обикновен файл или копие на писмено доказателство, което няма силата на оригинал.
Пример за електронен документ: Електронният PDF файл издаден и предоставен от АГКК, съдържащ скица / схема на недвижим имот.
В нотариалната дейност електронният документ е съпроводен от традиционен запис – извършен от нотариуса, който запис свидетелства и възпроизвежда електронния документ в традиционен, с нотариално отбелязване върху него.
Разграничаване на електронен документ от електронно изявление
Вече посочих какво представлява електронен документ в нашата дейност.
Полезно е да се припомни и разграничи значението на понятията електронна кореспонденция и комуникация и електронно изявление. Тези понятия могат да бъдат изяснени в следващи постове.
За настоящата блог статия е желателно да се посочи, че електронното изявление на клиент (молител по ГПК) към нотариус е абсолютно ирелевантно от гледна точка на правните последици.
Сезирането на нотариус чрез електронен способ е невъзможно. Нотариалното производство започва с лично сезиране – за нуждите на гражданския процес, борбата с изпирането на пари, обществената сигурност и др. Нотариалното производство е лично.
Добавка от 15.09.2022 г.: Забележка, в отговор на публикации: Никъде в Европа, не съществува „електронен нотариус“ или „дигитален нотариус“. В няколко държави съществува удостоверяване на подпис от нотариус, – от разстояние, посредством видеоконференция, – но за времето на пандемията. Електронен нотариус би съществувал, евентуално, след създаване на електронен съдия. Нотариус може да бъде единствено жив човек, със специална компетентност, специална отговорност и лична, професионална, човешка преценка.
Следва продължение